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I-9(従業員就労資格確認書)

I-9:

雇用主は、米国内で従業員を新たに雇用する際、米国市民か否かに関わらずForm I-9(従業員就労資格確認書)と呼ばれる書類を作成し、保管することを義務づけられています。従業員とは、サービスや労働の対価を雇用主から受け取る個人のことをいい、その受取方法は賃金、その他報酬(食品や住まい等、物品やサービス)いずれの場合も当てはまり、雇用主は従業員に就労資格と身元を確認し、その情報をForm I-9に記録する必要があります。

ノー・マッチ・レター

雇用主は、従業員記録と社会保障庁(SSA)あるいは国土安全保障省(DHS)に保管されている記録との矛盾を解消することが義務づけられています。従業員のソーシャルセキュリティ(社会保障)番号に誤りがあるときにSSAから送付される「ノー・マッチ・レター」や、従業員の在留資格情報に矛盾があるときにDHSから送付される通知を受け取った場合、雇用主は93日以内に情報を再確認しなくてはなりません。この期間内に情報の矛盾を解消できない場合、雇用主は、従業員を解雇し、その従業員に訴訟を起こされるリスク、あるいは従業員の雇用を継続し、DHSから民事または刑事上の厳しい制裁を受けるリスクを負うことになるので注意が必要です。

雇用主は、事務手続上のミスや婚姻後に氏名変更の届出をしていなかった、という理由でこの「ノー・マッチ・レター」を受け取ることがよくあります。DHSが定めた最終規則では、「疑わしい意図」の定義を拡大し、以下の3つの状況でもこの定義を適用するため、正しい手順を踏むことを求めています。

  • 労働証明やビザ申請のために、従業員が雇用主にスポンサーとなることを求める場合
  • 上記のように、SSAから「ノー・マッチ・レター」を受け取った場合
  • DHSからForm I-9(従業員就労資格確認書)と一緒に提出された従業員の就労許可書類とDHSの記録とが一致しないという通知を受け取った場合(通常、I-9の監査後に送付)

米国移民局E-Verify(電子確認)プログラム

E-Verify(以前は、ベーシック・パイロット/従業員就労資格確認プログラムと呼ばれていました)は、国土安全保障省(DHS)が社会保障庁(SSA)と共同で開発したインターネットベースの従業員就労資格確認プログラムで、このプログラムに参加している雇用主は、新規採用者に就労資格があるかオンラインで確認することができます。このプログラムは、米国移民局(USCIS)が運営しています。

E-Verifyは、無料で任意のプログラムですが、新規採用者の就労資格とソーシャルセキュリティ(社会保障)番号が有効かを確認するのに最良の方法です。就労資格の確認は、米国市民か否かに関わらず全ての新規採用者に対して行なわれなくてはならず、社会保障庁(SSA)と国土安全保障省(DHS)のデータベースにある情報と比較して行なうことができます。E-Verifyプログラムは、この就労資格確認のプロセスを通じて、雇用主が合法的な労働者を雇用するのに役立っており、またそうした労働者のための仕事を保護しています。

IMAGEプログラム

IMAGEプログラムへの参加は任意ですが、企業は非合法な雇用や偽造された身分証明の使用のリスクを軽減することができます。IMAGEプログラムの一部として、移民・関税執行局(ICE)と米国移民局(USCIS)は、適切な雇用方法や偽造された身分証明の検出方法、E-Varifyによる就労資格確認プログラムや非差別方法などの教育とトレーニングを提供します。

IMAGEプログラムへの参加を検討している雇用主は、以下の各項目に同意しなくてはなりません。

  • 自己査定質問表に記入する
  • E-Varifyプログラムへの登録を行なう
  • ソーシャルセキュリティ(社会保障)番号照合サービスへの登録を行なう
  • IMAGE Best Employment Practicesを遵守する
  • ICEによるI-9監査を受ける
  • ICEとの正式なIMAGEパートナーシップ同意書を確認し署名する

国土安全保障省(DHS)のBest Hiring Practicesへ登録・誓約をすると、IMAGEプログラムの参加企業は、「IMAGE認定企業」として業界の標準と見なされます。業界としてIMAGEプログラムに参加すると、今後、DHSが労働現場における実施政策を打ち出したり法律を制定したりするのに役立ちます。

IMAGEの参加企業は、米国移民局(USCIS)が運営するE-Varify従業員就労資格確認プログラムにも参加することになります。このプログラムを通じて、雇用主は、新規採用者が米国内で就労資格があるか確認することができます。このインターネットベースのシステムは、雇用主であれば米国内50州で無料にて利用することができます。このシステムは、社会保障庁(SSA)のデータベースや国土安全保障省(DHS)の在留記録と自動リンクしています。